派遣社員って使い方が難しい。もちろん、本人の素養にもよるけれど上手く仕事を任せていくようにしないと、毎日がやっつけ仕事の連続になる。
責任感が強い人だと、こっちが期待するパフォーマンスが発揮できているかをこまめに確認してきます。これでよかったのか、悪いところはないか、ミスがあればいつでも指摘してほしい、、、。
こういう人は本当に伸びるのが早い。
雇って正解なんです。
最悪なのは言われた事しかやらないタイプね。少しでも説明が不十分だとまともなアウトプットが出てこない。応用が効かない人もダメ。これをわざと繰り返してエネルギーを消費せずに、時間だけ稼ぐのもいる。
さてここでは派遣社員を使う上で大切な地固めについて解説していこうと思います。
まともに使えるようになるまでには手間がかかるのはあたりまえ
雑用だけを頼むつもりで雇ったのなら話は別です。もし、戦力として働いてもらうつもりなら、それなりに手間がかかるのは覚悟してください。新入社員とちがって社会人経験があるのと、前職のキャリアを生かせるのがメリットですね。
でも、まず始めにやってほしいのは。依頼するつもりの業務を紙に書きだすことなんです。こういう仕事は頼む可能性があるな、と思ったもの全てを列挙するの。
これってとても大切なんですよ。
こちらの意思を伝えると同時に、派遣社員として入社してくる時の条件と合致しない業務があるかないかを判別するんです。
たとえば、英語での電話のやりとりは無理とか、法律関連の契約書の作成は経験がないから無理とか。
派遣社員の中には電話をとらない、来客時のお茶入れはしない、なんていう人いますから事前に確認いをしておかないとスムーズに仕事をたのめないんです。
派遣さんでわりと多いのが、仕事を丸ごと任せてほしいというタイプ。断片的な使い方じゃなくて自分の仕事をしっかりと確保したい、という人です。こうなるとありがちんですね。大切にしないといけない。
でも派遣されてきた当初はどうしても断片的な仕事になりがちでしょ。派遣さんも少しストレスが溜まってしまうかもしれませんよね。そういう時は仕事の全体の流れを説明して、今どの部分をやっているかを言ってきかさえる。
点と点がつながって線になっていけばだんだんとやる気がでてくるじゃないですか。
派遣さんに問い合わせが来るように仕向ける
やる気がるのにいつまでもアシスタント扱いだとモチベーションも上がらないですね。
電話とかE-MAILが直接自分に入ってくるようになると、一人前の担当しゃとして周りも見てくれていると思える。だからできるだけ余計な口を挟まずにどんどん全面におしだすの。
すると問い合わせがいつの間にか派遣さんに直接入るようになる。これが一つの進歩の印ですね。外部の人からも信頼されている証拠です。
E-MAILでの来た問い合わせへの返事を敢えて電話で回答させる、もしくはE-MAILで回答させておいてすぐに電話させる。これって効果絶大なんですよ。
今はE-MAILがすごく便利ですね。
忘れないように、ちょっとした事でもメールしちゃう。受け取った開いたも自分の都合のいい時間に読むことができるというメリットがありますね。
でも、あえて電話で肉声を聞かせると親しみが出てきます。ビジネスライクとちょっとちがった暖かみが出てきます。
できれば顔を合わせる機会をつくるももっといい。
だからE-MAILだけで済まさずに、最初のうちは何度か電話をかけさせるようにするのが効果てきなんです。
取引先の立場にたって考えさせる
今、外国から品物がどんどん日本に入ってきているんです。輸入という仕事で、コンテナ本数にして250本くらいが3ヶ月間でどんどん横浜港に入港するんです。
それを、輸入通関してコンテナから品物をトラックに乗せ換えて、取引先待つ現場に届ける。
これを派遣社員さんにお願いする事にしました。
事前にお願いすることを下記の通り指示した
① 到着した貨物を輸入通関する（輸入通関するために税関に貨物説明するための資料、写真を整理する）
② 通関後、現場に届ける優先順位を取引先からヒアリングしておく。
③ 現場で貨物を荷下ろしするためのフォークリフト、工場内の天井クレーンが使えることを確認しておく。
④ 現場に輸送するためのトラックを手配する（トラックの車番、ドライバーの携帯電話番号確認）
船の到着が近づいてきたら、遅延がないことを確認する。
貨物の輸入通関の完了を確認する（書類審査になる場合、エックス線検査になる場合がある）
通関予定通り終わらなければ、配送トラックをキャンセルして代金が多くかかってしまう。
トラックの輸送経路で事故が発生しているとトラックが遅れるため、道路状況の確認
トラック配送時間と現場到着の予定時間の連絡
上記の契約社員に任せてモチベーションが上がるタイプか、ストレスを感じて退社を希望するタイプかを見極める必要があるんです。
もし、後ろ向きであるなら、早いうちに契約解除したほうがいいんです。
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